Program
FORUM BIURO I ADMINISTRACJA 2024
Bądź gotowy na zmiany!
Poznaj zakres merytoryczny Forum
28 listopada 2024
SESJA WSPÓLNA: INSPIRACJE DLA BIURA I ADMINISTRACJI
Moderatorka Forum: Marzena Trębacz, Kierownik Działu Administracji, DOZ SA
08:30 –
09:00 REJESTRACJA I PORANNY AKTYWNY NETWORKING
09:00 –
09:10 POWITANIE UCZESTNIKÓW I OTWARCIE FORUM
Edyta Olbratowska
Project Director, ADN AKADEMIA
Marzena Trębacz
Kierownik Działu Administracji, DOZ S.A.
09:10 –
09:40 ODPORNOŚĆ OBIEKTÓW NA ZAGROŻENIA WOJENNE, HYBRYDOWE I KRYMINALNE – DOBRE PRAKTYKI I REKOMENDACJE
20 min + Q&A 10 min
– Natura współczesnych zagrożeń – wnioski do projektowania bezpieczeństwa w organizacji
– Odporność 6.0 czyli konkretne obszary dobrych praktyk w wymiarze praktycznym
– Moc przygotowania czyli magia procedur i algorytmów
– Nie ćwiczysz to nie ćwiczysz – o potrzebie szkoleń i ćwiczeń
– Bezpieczne biuro to bezpieczny biznes
– Wartościowy prezent na koniec w formie zadania domowego
09:40 –
10:10 RAPORTOWANIE ESG – TO JUŻ OSTATNI DZWONEK
20 min + Q&A 10 min
– Skąd to ESG – co leży u podstaw wprowadzenia regulacji
– Regulacje w zakresie równoważonego rozwoju
– CSRD, czyli kto i kiedy będzie zobowiązany do raportowania zrównoważonego rozwoju
– Role i odpowiedzialności w ESG
– Oświadczenie zrównoważonego rozwoju – co powinno być raportowane?
– Dlaczego raportowanie jest ważne, czyli budowanie przewagi strategicznej
10:10 –
10:40 
10:40 –
11:00 PRZERWA KAWOWA & NETWORKING
11:00 –
11:30 ZMIANA ZASAD GRY W OBIEGU DOKUMENTÓW DZIĘKI AI – case study z klientem
20 min + Q&A 10 min
– Inteligentne odczytywanie danych z różnych typów dokumentów i automatyczna klasyfikacja na podstawie różnych reguł
– Praktyczny case study klienta z wykorzystaniem narzędzi lidera rynku automatyzacji
Dawid Borycka
Założyciel, SUBEO
11:30 –
12:00 WSKAZÓWKI NA EFEKTYWNE WDRAŻANIE SYSTEMÓW WSPIERAJĄCYCH PRACĘ HYBRYDOWĄ, OPTYMALIZACJĘ KOSZTÓW I BUDOWANIE SPOŁECZNOŚCI W BIURZE
20 min + Q&A 10 min
12:00 –
12:30 EFEKTYWNE ZARZĄDZANIE ENERGIĄ W BUDYNKACH – TO SIĘ OPŁACA
20 min + Q&A 10 min
– Czynniki kształtujące ceny energii w Polsce
– Omówienie sytuacji na rynku energii: rynek kontraktów terminowych, Rynek Dnia Następnego (SPOT), rynek bilansujący
– Wybór sprzedawcy energii elektrycznej – na co zwrócić uwagę?
– Budowa przykładowej strategii energetycznej
– Audyty energetyczne i efektywności energetycznej – obowiązki i korzyści
– Przykłady obliczeniowe
12:30 –
12:50 PRZERWA KAWOWA & NETWORKING
12:50 –
13:20 WIĘCEJ NIŻ CZYSTOŚĆ: JAK FIRMA SPRZĄTAJĄCA MOŻE OSZCZĘDZIĆ CZAS I ZWIĘKSZYĆ KOMFORT OFFICE MANAGERA – PRAKTYCZNE ZASADY WSPÓŁPRACY, KTÓRE DZIAŁAJĄ.
20 min + Q&A 10 min
– Omówimy proste, ale skuteczne zasady, które pomagają office managerom efektywnie zarządzać współpracą. Przedstawimy kilka modeli współpracy, które nie tylko zapewniają idealnie czyste biuro, ale również optymalizują czas i zasoby managerów biura.
– Czystość to niewidzialny bohater biura – bez niej żadne innowacje ani usprawnienia nie mają sensu. Pokażemy, jak brak komfortu wpływa na wydajność, i przypomnimy, że to właśnie podstawowe potrzeby, takie jak czystość, decydują o sukcesie każdego biura.
– Support office managera: Jak dostawca usług sprzątania może wesprzeć w codziennych obowiązkach?
13:20 –
13:50 TRANSFORMACJA I WYZWANIA STOJĄCE PRZED PROCESAMI ADMINISTRACYJNYMI
20 min + Q&A 10 min
– Zarządzanie procesami administracyjnymi w czasach VUCA
– Możliwości finansowe back office vs zrównoważony rozwój
– Digitalizacja i inicjatywy optymalizacyjne odpowiedzią na poprawę efektywności oraz rosnące znaczenie ESG
– Oczekiwania pracowników i trendy rynku pracy – game changer transformacji organizacji
13:50 –
14:50 LUNCH & NETWORKING
14:50 –
16:50 SESJE RÓWNOLEGŁE „WYŻSZA EFEKTYWNOŚĆ – NIŻSZE KOSZTY” – prezentacja praktycznych ‘use case’
SESJA A
Moderatorka sesji:
Marzena Trębacz,
Kierownik Działu Administracji, DOZ SA
SESJA B
Moderatorka sesji:
Ewa Bodio-Ziółkowska,
Head of Administration, VOLKSWAGEN FINANCIAL SERVICES
14:50 –
15:20 DEKARBONIZACJA – JAK CELE KLIMATYCZNE WPISANE SĄ W STRATEGIE BIZNESOWĄ GRUPY ŻABKA
20 min + Q&A 10 min
– Jak wygląda strategia odpowiedzialności Grupy Żabka
– Opis jak ESG jest wpisane w misję Żabki
– Jak wyglądają główne grupy emisyjne w Żabce i jakie działania podejmujemy w ramach dekarbonizacji i zmniejszania naszej emisyjności
– Opis jak wygląda raportowanie działań i dlaczego ESG jest dla nas ważne
15:20 –
15:50 JAK PRZYGOTOWAĆ DOBRY BUDŻET WE WSPÓŁPRACY Z INNYMI DZIAŁAMI?
20 min + Q&A 10 min
– Skoro budżet to podstawa, to dlaczego firmy tego nie robią?
– Planowanie, szacowanie i tworzenie budżetu. A gdzie komunikacja?
– Najważniejsza rozmowa czyli czy i jak komunikować założenia budżetowe
– E-mail, Excel i spółka – parę słów o narzędziach przydatnych w procesie budżetowania
– Mamy to! Budżet gotowy…ale czy to koniec?
15:50 –
16:20 
16:20 –
16:50 JAK DOSTOSOWYWAĆ DZIAŁANIA DO NOWYCH REALIÓW BUDŻETOWYCH?
20 min + Q&A 10 min
– Gdzie szukać oszczędności? Od jakich procesów administracyjnych zacząć?
– Prawdziwe optymalizacje vs. chwilowe zmniejszenie kosztów
– Jak wykorzystywać zasoby wyposażeniowe będące w firmie do rearanżacji powierzchni
14:50 –
15:20 EWOLUCJA HYBRYDOWYCH PRAKTYK: ZMAGANIA Z UTRZYMANIEM KRUCHEJ RÓWNOWAGI
20 min + Q&A 10 min
– Jak wygląda krajobraz pracy hybrydowej w Polsce 2024
– Prawdziwe powody, dla których pracownicy (nie)chcą przychodzić do biura i jak firmy mogą na nie odpowiadać
– Jak radzimy sobie z zarządzaniem rozproszonym modelem pracy
Dorota Osiecka
Partner, Dyrektor People & Places Advisory, Architecture & Planning, COLLIERS DEFINE
15:20 –
15:50 OPERACJA NA OTWARTYM BIURZE: DLACZEGO PLANOWANIE PRZESTRZENI TO PRACA OFFICE MANAGERA, HR’U I KOMUNIKACJI?
20 min + Q&A 10 min
– Dlaczego udział HR w projektach biurowych jest niezbędny!
– Jak to się dzieje, że kluczem do sukcesu biur jest współpraca HR, Komunikacji i Office Managementu?
– Jak tworzyć biura dostosowane do ich mieszkańców?
15:50 –
16:20 ZARZĄDZENIE ZRÓŻNICOWANYM ZESPOŁEM
20 min + Q&A 10 min
Katarzyna Grybalow
Global Administration Manager, HUUUGE GAMES
16:20 –
16:50 TRANSFORMACJA CYFROWA – NARZĘDZIA WSPARCIA W OSZCZĘDNYM I SPRAWNYM FUNKCJONOWANIU BIURA
20 min + Q&A 10 min
– e-procesy w firmie: digitalizacja i cyfryzacja w zarządzaniu biurem i organizacją
– podpis elektroniczny i elektroniczny obieg dokumentów w organizacji
– e-Doręczenia – rewolucja w korespondencji elektronicznej
Joanna Korzeniewska
Dyrektor ds. Prawnych i Administracji, SPAR
17:00 –
ZAKOŃCZENIE 1 DNIA CZĘŚCI MERYTORYCZNEJ
17:30 –
21:00 SPOTKANIE INTEGRACYJNE (udział w cenie biletu)
Po dużej dawce wiedzy i doświadczeń warto porozmawiać na luzie, w mniej formalnej atmosferze, żeby
maksymalnie wykorzystać wyjątkową opcje networkingu dla liderów zarządzania biurem i administracją!
Zapraszamy do restauracji Nine’s, której współzałożycielem jest Robert Lewandowski
Warzelnia / Browary Warszawskie
Haberbuscha i Schielego 6
29 listopada 2024
SESJE TEMATYCZNE
15 moderowanych dyskusji z aktywnym udziałem uczestników z sali:
praktyka, wymiana wiedzy, rozmowy o porażkach i sukcesach
08:30 –
09:00 REJESTRACJA I PORANNY AKTYWNY NETWORKING
09:00 –
10:00 STOLIKI TEMATYCZNE – 1 RUNDA
–
PRZYWÓDZTWO JAKO DRIVER ZMIAN W PROCESACH ADMINISTRACYJNYCH
– Rola menedżera w zarządzaniu procesami administracyjnymi
– Transformacja organizacji w kierunku zrównoważonego rozwoju – kompetencje tych, którzy mieliby tego dokonać
– Pozorny spokój, czyli stabilizacja rynkowa czasem przygotowań do zmian
– Jak zbudować zaangażowanie odpowiadające zarówno potrzebom firmy, jak i potrzebom pracowników?
–
JAK ROZWIJAĆ ZESPÓŁ? MOŻE PRZEZ UPSKILLING? RESKILLING? A MOŻE SPREADSKILLING? – przypadki zespołowe
– Budowanie Kultury Rozwoju
– Diagnoza Umiejętności Zespołu
– Indywidualne Ścieżki Rozwoju
– Monitoring Postępów i Feedback
– Czy to Rocket Science? Bynajmniej…
–
TEMAT PODAMY WKRÓTCE
–
JAK TECHNOLOGIE WSPIERAJĄ ZARZĄDZANIE NIERUCHOMOŚCIAMI?
– Czym jest PropTech
– Przegląd technologii PropTech
– Kiedy warto sięgać po technologie PropTech
– Na co zwrócić uwagę szukając dostawcy PropTech
– Jak współpracować ze startupami PropTechowymi
– Sukcesy i porażki z wdrożeń PropTech
10:00 –
10:30 PRZERWA KAWOWA & NETWORKING
10:30 –
11:30 STOLIKI TEMATYCZNE – 2 RUNDA
–
NEGOCJOWAĆ I WYNAJMOWAĆ, CZY WYNAJMOWAĆ I NEGOCJOWAĆ – JAK SKUTECZNIE I W JAKI SPOSÓB PODPISYWAĆ I RENEGOCJOWAĆ KONTRAKTY?
– Rola menedżera w oszacowaniu potrzeb biurowych
– Weryfikacja kosztów biura i procesów z tym związanych
– Podnajmować czy wynajmować
– Umiejętność ułożenia procesów i zespołu projektowego do jego realizacji
–
NOWOCZESNE PRZYWÓDZTWO Z UWZGLĘDNIEM ZMIAN POKOLENIOWYCH
– Jak działa i wygląda nowoczesny lider?
– Jak zarządzać zespołem wielopokoleniowym- najważniejsze aspekty
– Różnice w pracy różnych pokoleń
– Dlaczego najważniejsze jest, żeby zaczynać od siebie?
– Odpowiedzialność, dyscyplina i nawyki nowoczesnego lidera
–
PROCESS COMMUNICATION MODEL – POZNAJ UNIKATOWY MODEL KOMUNIKACJI, KTÓRY URATOWAŁ MISJE NASA
– 6 percepcji – 6 modelów osobowości – 6 sposobów widzenia świata czyli dlaczego nie możemy się porozumieć
– JAK mówić, motywować i angażować zespoły z szacunkiem dla każdego typu osobowości czyli ja jestem ok – ty jesteś ok
– W jaki sposób moja percepcja zaprasza do konfliktów i dlaczego?
Joanna Delbar
Owner, INSTYTUT JOANNY DELBAR
–
JAK STWORZYĆ NOWOCZESNE MIEJSCE PRACY, KTÓRE POZWOLI ZATRZYMAĆ TALENTY I SPROSTA OCZEKIWANIOM WSPÓŁCZESNYCH PRACOWNIKÓW?
Tworzenie nowego biura to proces wielobranżowy, w którym bierze udział wielu interesariuszy, którzy mogą mieć różne priorytety. Kluczem jest komunikacja i stworzenie platformy do systematycznej wymiany informacji, potrzeb i wymagań. Zapraszamy na interaktywne spotkanie z ekspertami, którzy chętnie doradzą Państwu, jak przeprowadzić ten proces.
11:30 –
12:00 PRZERWA KAWOWA & NETWORKING
12:00 –
13:00 STOLIKI TEMATYCZNE – 3 RUNDA
–
AI JAKO ASYSTENT W ZARZĄDZANIU PROJEKTAMI W ADMINISTRACJI
– Praktyczny warsztat jak przygotować zestaw narzędzi do sprawnego i efektywnego zarządzania projektami na przykładzie platformy Microsoft365 -> od pomysłu przez komunikację i plan po realizację projektu
– AI jako dedykowane wsparcie przy zarządzaniu projektem od tworzenia szablonów po analizę danych
Dawid Borycka
Założyciel, SUBEO
–
E-DORĘCZENIA – ELEKTRONICZNY ODPOWIEDNIK LISTU POLECONEGO
– Czym są e-doręczenia? – podstawa prawna i harmonogram wdrożenia
– Jak to działa? – informacje techniczne
– Co się zmieni? – informacje praktyczne
Anna Gruda
Head of Office Management, DELOITTE
Sylwia Duda
Office Management Senior Coordinator, DELOITTE
–
BUDOWANIE SPOŁECZNOŚCI W ORGANIZACJI – JAK ZACHĘCIĆ LUDZI DO POWROTU DO BIURA
– Atrakcyjne środowisko pracy, jak aranżacja biura i nowoczesne technologie mogą zwiększać komfort pracowników.
– Ty też możesz zostać superbohaterem! Zaangażuj pracowników w procesy decyzyjne, zbuduj zespołowego ducha i poczucie przynależności
– Zachęty, czy to ma sens? Skuteczność różnych form motywacji do powrotu do biura.
– „Czy leci z nami pilot?” Czyli, czy bez szefa to również może się udać?
–
REAGOWANIE NA ZAMACHY W ŚRODOWISKU BIUROWYM – ZESPOŁOWE ĆWICZENIA PRAKTYCZNO-INSPIRUJĄCE
Zajęcia oparte na kilku realnych i podgrywanych przez pozorantów scenariuszach zamachów, na bazie których uczestnicy, z wykorzystaniem dedykowanych i improwizowanych narzędzi , będą reagowali zespołowo, sprawdzając swoje umiejętności i możliwości opanowania stresu. Będziemy działali w sytuacji agresywnego klienta, telefonu z informacją o bombie, sprawcy z nożem i bronią palną w przestrzeni biurowej a także sprawdzimy naszą reakcję w przypadku ogłoszenia alarmu o ostrzale rakietowym. Wszystko oczywiście bardzo bezpiecznie pod nadzorem kwalifikowanych instruktorów. Będzie bardzo interaktywnie i dynamicznie. Po każdym scenariuszu omówimy nasze działanie wypracowując wnioski dotyczące budowania odporności przestrzeni biurowych. Całość zajęć odbędzie się w przyjaznej i rodzinnej atmosferze z wykorzystaniem mocy poczucia humoru i kreatywności szkolonych. Na tym warsztacie stawiamy na bezpieczeństwo oraz działanie – zatem luźny strój i uśmiech są mocno rekomendowane.
mjr rez. dr hab. inż. Jarosław Stelmach, prof. uczelni
Badacz, trener i popularyzator bezpieczeństwa, SAFETY PROJECT
13:00 –
14:00