Program – Forum Biuro i Administracja 2023

Program
FORUM BIURO I ADMINISTRACJA 2023

Czas na adaptację: nowa era (współ)pracy
i zrównoważona przestrzeń

Poznaj zakres merytoryczny Forum

15 listopada 2023

09:00 – 09:30

REJESTRACJA I PORANNY NETWORKING

09:30 – 09:40

ROZPOCZĘCIE I POWITANIE UCZESTNIKÓW FORUM

Moderator:
Ewa Bodio-Ziółkowska

Ewa Bodio-Ziółkowska

Head of Administration, VOLKSWAGEN FINANCIAL SERVICES

09:40 – 10:00

Przyszłość pracy – jak przystosować się do cyfrowego świata?

Katarzyna Śledziewska

Katarzyna Śledziewska

Dyrektorka DELab UW, Profesor na Wydziale Nauk Ekonomicznych UNIWERSYTET WARSZAWSKI

Bernadetta Bieszczanin

Bernadetta Bieszczanin

Pedagożka, Psychoterapeutka, Współzałożycielka, SPEKTRUM WRAŻLIWOŚCI

10:00 – 10:20

Rola biura pod znakiem adaptacji – Po co komu biuro? Czas odkryć to na nowo!

Beata Romańska

Beata Romańska

Workplace Experience Manager, DYSON

10:20 – 10:40

Nowe realia pracy tworzą nowe potrzeby jej organizacji: biuro, nadmiar powierzchni, koszty, pracownicy

 

– Jak oszacować wielkość poszczególnych obszarów wewnątrz organizacji i przy tym stworzyć bardziej efektywną powierzchnię
– Jakie oczekiwania vs rzeczywistość mogą zaproponować dzisiaj powierzchnie biurowe swoim Pracownikom
– Jak ułożyć nowe zasady funkcjonowania biura, tak aby Pracownicy nie przeżyli tak dużego szoku przy modelu pracy hybrydowej
– Jaki najlepiej system sprawdza się w pracy hybrydowej i jak można do niego dostosować przestrzeń
– Co zrobić jeżeli dysponujesz nadmiarem powierzchni biurowej i chcesz ograniczać koszty w momencie posiadania długo terminowych umów

Tomasz Zieliński

Tomasz Zieliński

Dyrektor Administracji Holdingu, WIRTUALNA POLSKA

10:40 – 11:00

Nowa Logika pracy – człowiek w erze hybrydowej

 

– Umiejętny dialog jest podstawą do funkcjonowania w hybrydowym świecie
– Człowiek w centrum uwagi: jego indywidualne potrzeby i relacje z innymi ludźmi
– Neuroróżnorodność i wielopokoleniowe zespoły
– Środowisko pracy dostosowane do człowieka – a nie odwrotnie
– Technologia i rozwiązania, które powstają z myślą o ludziach i ze świadomością ich odmienności

Marta Woronowicz

Marta Woronowicz

Dyrektor Sprzedaży i Marketingu, A+V

Kamil Siech

Kamil Siech

B2B High Touch Account Manager Video Collaboration, LOGITECH

11:00 – 11:20

CZAS NA KAWĘ I NETWORKING

11:20 – 11:40

Proces zmiany biura – uwarunkowania rynkowe, na co zwrócić uwagę w procesie poszukiwania biura i negocjacji warunków jego wynajmu?

Agnieszka Przybylska

Agnieszka Przybylska

Head of Indirect Procurement & Administration, ŻABKA

11:40 – 12:00

Wystąpienie Partnera

12:00 – 12:20

Biuro jako miejsce budowania relacji

 

– Biuro jako miejsce, w którym spotykają się różne pokolenia – plusy i minusy – konflikt pokoleń czy efektywny zespół
– Komunikacja w budowaniu relacji
– Dlaczego relacje są ważne?
– Relacje a efektywność – co zrobić, żeby Twój Zespół miał wyniki?

Marzena Trębacz

Marzena Trębacz

Kierownik Działu Administracji, DOZ S.A.

12:20 – 13:00

Dyskusja: Koncentracja na pracownikach: między życzeniem a rzeczywistością

 

– Jakie potrzeby i wymagania pracowników wobec biura można realistycznie zrealizować?
– Jak wesprzeć/przygotować managerów do zmian i zarządzania rozproszonymi zespołami?
– Jak budować zaangażowanie odpowiadając na potrzeby zarówno pracowników jak i firmy?

Moderator:
Ewa Bodio-Ziółkowska

Ewa Bodio-Ziółkowska

Head of Administration, VOLKSWAGEN FINANCIAL SERVICES

Uczestnicy:
Tomasz Zieliński

Tomasz Zieliński

Dyrektor Administracji Holdingu, WIRTUALNA POLSKA

Aleksandra Bednarek

Aleksandra Bednarek

Head of Administration Department, EIFFAGE Polska

dr Kacper Stachowski

dr Kacper Stachowski

Dyrektor Departamentu Spraw Korporacyjno-Administracyjnych, ENERGA-OPERATOR SA

13:00 – 14:00

LUNCH I NETWORKING

STOLIKI TEMATYCZNE: MODEROWANE DYSKUSJE Z UDZIAŁEM UCZESTNIKÓW – 1 tura

(liczba miejsc ograniczona)

14:00 – 15:00

UMOWY NAJMU BIUR

 

– Zielone klauzule  – wyzwania i obowiązki

– Koszty eksploatacyjne – jak zminimalizować ryzyko wzrostu i zabezpieczyć interes najemcy

– Obowiązki wynajmującego

– Elastyczność najmu vs oczekiwania wynajmującego i obowiązki względem banku finansującego

Moderator:
Seweryna Afanasjew

Seweryna Afanasjew

Prezes Zarządu, RICS Polska

14:00 – 15:00

PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO ZMIAN: JAK POGODZIĆ PRACĘ, ZMIANY I OSOBISTĄ WYDAJNOŚĆ?

Moderator:
Ewa Bodio-Ziółkowska

Ewa Bodio-Ziółkowska

Head of Administration, VOLKSWAGEN FINANCIAL SERVICES

14:00 – 15:00

ZARZĄDZANIE WIELOMA PROJEKTAMI JEDNOCZEŚNIE

 

Temat zarządzania wieloma projektami w jednej organizacji to sprawa w miarę prosta i wielu przypadkach poukładana wg procedur. Wyzwanie pojawia się, gdy mamy więcej niż jedną spółkę, kolejnym wyzwaniem to posiadanie więcej niż jedną lokalizacje w Polsce, a kolejnym krokiem to posiadanie spółek zagranicą. Na podstawie moich doświadczeń przy zarządzaniu 26 spółkami w 8 państwach chciałbym Was spytać o wasze zarządzanie wieloma projektami i spróbować was nakierować, w jaki sposób nadawać priorytet sprawą i jak wykorzystywać współprace cross działową i cross teamaową do szybkiego i pozytywnego zakończenia projektów.

Moderator:
Tomasz Zieliński

Tomasz Zieliński

Dyrektor Administracji Holdingu, WIRTUALNA POLSKA

14:00 – 15:00

CZŁOWIEK & TECHNOLOGIA: JAK USPRAWNIĆ PRACĘ ZESPOŁU

Moderator:
Daniel Mordwiński

Daniel Mordwiński

Doradca Klienta z Sektora Biznesowego, A+V

Kamil Siech

Kamil Siech

B2B High Touch Account Manager Video Collaboration, LOGITECH

15:00 – 15:20 CZAS NA KAWĘ I NETWORKING

STOLIKI TEMATYCZNE: MODEROWANE DYSKUSJE Z UDZIAŁEM UCZESTNIKÓW – 2 tura

(liczba miejsc ograniczona)

15:20 – 16:20

ŚLAD WĘGLOWY GENEROWANY PRZEZ OBIEKTY BIUROWE – WSZYSTKO CO MUSISZ WIEDZIEĆ O NADCHODZĄCYCH ZMIANACH

 

– Ślad węglowy – idea

– Dlaczego obiekty biurowe powinny liczyć swój ślad węglowy?

– Metodyka obliczania śladu węglowego organizacji i produktu wg. GHG Protocol

  • Podstawowe definicje dotyczące obliczania śladu węglowego
  • Granice organizacyjne i operacyjne
  • Gazy cieplarniane, potencjał tworzenia efektu cieplarnianego (GWP)
  • Ślad węglowy organizacji – zakresy emisji
  • Ślad węglowy produktu bądź usługi – granice systemu i jednostka funkcjonalna
  • Wybór roku bazowego
  • Procedury do wprowadzenia w organizacji
  • Jakie źródła emisji powinny być brane pod uwagę analizując ślad węglowy obiektów biurowych?

– Neutralizacja emisji gazów cieplarnianych obiektów biurowych

Moderator:
Mikołaj Potocki

Mikołaj Potocki

Ekspert ds. Zrównoważonego Rozwoju

15:20 – 16:20

RELOKACJA FIRMY – WYZWANIA DLA DZIAŁU ADMINISTRACJI

 

– Harmonogram całościowy projektu. Jak zamienić koncepcję w działające biuro i zdążyć na czas?
– Zespół projektowy. Kto i co powinien zrobić i za co być odpowiedzialnym?

– Budżet – planowanie kosztów i ich kategorie. O czym nie zapomnieć zmieniając siedzibę?
-Przygotowanie powierzchni do zdania. Jak bez problemów zakończyć wieloletni najem?

– Relacje z Wynajmującym i Zarządzającym budynkiem. Jak zbudować poprawne relacje?
– Komunikacja zewnętrzna i wewnętrzna relokacji. Kogo i jak poinformować o zmianie?

Moderator:
Aleksandra Król-Graban

Aleksandra Król-Graban

Administration & Workplace Manager, NTT Poland

15:20 – 16:20

ZARZĄDZANIE ZMIANĄ W… CIĄGŁEJ ZMIANIE – JAK OGARNĄĆ NIEUSTANNE (R)EWOLUCJE

Moderator:
dr Kacper Stachowski

dr Kacper Stachowski

Dyrektor Departamentu Spraw Korporacyjno-Administracyjnych, ENERGA-OPERATOR SA

15:20 – 16:20

BRANDING BIURA – ESTETYKA I FUNKCJONALNOŚĆ MIEJSCA PRACY

Moderator:
Piotr Semla

Piotr Semla

CEO & Owner, SPACE WIZARD

Paweł Łukasiewicz

Paweł Łukasiewicz

Design Lead, SPACE WIZARD

16:30 – 18:00

POPOŁUDNIOWY KOKTAIL I NETWORKING

18:00 –

ZAKOŃCZENIE 1 DNIA FORUM

16 listopada 2023

08:30 – 09:00

REJESTRACJA I PORANNY NETWORKING

09:00 – 09:10

ROZPOCZĘCIE I POWITANIE UCZESTNIKÓW FORUM

Moderator:
Ewa Bodio-Ziółkowska

Ewa Bodio-Ziółkowska

Head of Administration, VOLKSWAGEN FINANCIAL SERVICES

09:10 – 09:30

Zrównoważone, oparte na współpracy miejsce pracy jutra

Dominika Zielińska

Dominika Zielińska

Co-owner & futures designer, WORKPLACE

09:30 – 09:50

Koncentracja na zrównoważonym rozwoju: między efektywnością kosztową, komfortem i kluczowymi liczbami – jak będzie wyglądać zrównoważone biuro przyszłości?

 

– Model pracy vs koszty
– Komfort pracy vs koszty i możliwości techniczne budynku
– Gospodarka cyrkularna vs koszty i możliwości
– Raportowanie
– Zielone umowy najmu
– Elastyczność umowy najmu
– Zrównoważony rozwój vs oczekiwania pracowników

Seweryna Afanasjew

Seweryna Afanasjew

Prezes Zarządu, RICS Polska

09:50 – 10:10

Raportowanie niefinansowe zgodnie z dyrektywą ESRS – nowa rola dyrektorów administracyjnych/szefów administracji

10:10 – 10:30

Oczekujemy na temat

Bartosz Chmielewski

Bartosz Chmielewski

CEO & Founder, ZERO WASTE DESIGN

10:30 – 10:50

CZAS NA KAWĘ I NETWORKING

10:50 – 11:10

Neuroróżnorodność a przestrzeń biurowa

 

– Jak przestrzeń wpływa na nasz mózg?
– Jakie potrzeby, wyzwania i mocne strony osób neuroatypowych należy brać pod uwagę projektując miejsce pracy?
– Przykłady rozwiązań przestrzennych uwzględniających potrzeby osób neuroatypowych.

Natalia Olszewska

Natalia Olszewska

Współzałożycielka, IMPRONTA

11:10 – 11:30

Hybrydowo, elastycznie i w duchu budowania relacji – czyli o nowej rzeczywistości biurowej

 

– Sposoby i miejsca wykonywania pracy – polityka WorkSmart+ i polityka Flex
– Przekształcenia biura w elastyczne miejsce współpracy – aplikacja (rezerwacja biurek i parkingu)
– Przestrzenie coworkingowe

Karolina Mazur

Karolina Mazur

Property & Workplace Operations and Legal Administration Manager, DLA Piper

11:30 – 11:50

Zaangażowanie – jak budować społeczności i relacje, odpowiadając na potrzeby zarówno pracowników jak i firmy?

Emilia Kubiec

Emilia Kubiec

Office Manager, KEYWORDS STUDIOS 

11:50 – 12:10

CZAS NA KAWĘ I NETWORKING

12:10 – 12:30

Praca hybrydowa – jak sprostać wyzwaniom pod kątem biura, elastyczności i optymalizacji kosztów

Aneta Marczyk-Górecka

Aneta Marczyk-Górecka

Workplace and Facility Manager, THYSSENKRUPP GROUP SERVICES

12:30 – 12:50

Optymalizacja kosztów A.D. 2023/2024 – gdzie i jak (rozsądnie) ciąć wydatki bez uszczerbku dla efektywności i wydajności pracy

 

– Optymalizacja kosztów w dobie pracy hybrydowej – praktyczne przykłady
– Świadomość oszczędzania – budowanie pozytywnych nawyków oszczędnościowych wśród pracowników
– Oszczędzanie, a zrównoważony rozwój. Optymalizacja i redukcja kosztów jako czynnik wpływający na poprawę ekologii
– Dobre praktyki, dzięki którym zmniejszysz zużycie energii

Patryk Janiga

Patryk Janiga

Facilities & Administration Manager, ABB Global Business Services

12:50 – 13:10

Produktywność oparta na technologii — rób więcej za mniej

 

– Kiedy automatyzować proces?
– Jak rozwiązania IT wspierają procesy biurowe:

  • Aplikacja do zarzadzania kartami gości
  • Jak kontrola dostępu może pomóc w optymalizacji powierzchni biura
  • Power BI na usługach office managementu – wykorzystanie potencjału raportowego

– Czy technologia zawsze musi być droga?

Olga Ściesińska

Olga Ściesińska

Head of Office Management, Sii

13:10 – 14:30

LUNCH I ZAKOŃCZENIE FORUM – DZIĘKUJEMY ZA UDZIAŁ I DO ZOBACZENIA ZA ROK