Program
FORUM BIURO I ADMINISTRACJA 2023
Czas na adaptację: nowa era (współ)pracy
i zrównoważona przestrzeń
Poznaj zakres merytoryczny Forum
15 listopada 2023
09:00 –
09:30 REJESTRACJA I PORANNY NETWORKING
09:30 –
09:40 
09:40 –
10:00 
10:00 –
10:20 
10:20 –
10:40 Nowe realia pracy tworzą nowe potrzeby jej organizacji: biuro, nadmiar powierzchni, koszty, pracownicy
– Jak oszacować wielkość poszczególnych obszarów wewnątrz organizacji i przy tym stworzyć bardziej efektywną powierzchnię
– Jakie oczekiwania vs rzeczywistość mogą zaproponować dzisiaj powierzchnie biurowe swoim Pracownikom
– Jak ułożyć nowe zasady funkcjonowania biura, tak aby Pracownicy nie przeżyli tak dużego szoku przy modelu pracy hybrydowej
– Jaki najlepiej system sprawdza się w pracy hybrydowej i jak można do niego dostosować przestrzeń
– Co zrobić jeżeli dysponujesz nadmiarem powierzchni biurowej i chcesz ograniczać koszty w momencie posiadania długo terminowych umów
10:40 –
11:00 Nowa Logika pracy – człowiek w erze hybrydowej
– Umiejętny dialog jest podstawą do funkcjonowania w hybrydowym świecie
– Człowiek w centrum uwagi: jego indywidualne potrzeby i relacje z innymi ludźmi
– Neuroróżnorodność i wielopokoleniowe zespoły
– Środowisko pracy dostosowane do człowieka – a nie odwrotnie
– Technologia i rozwiązania, które powstają z myślą o ludziach i ze świadomością ich odmienności
11:00 –
11:20 CZAS NA KAWĘ I NETWORKING
11:20 –
11:40 
11:40 –
12:00 Wystąpienie Partnera
12:00 –
12:20 Biuro jako miejsce budowania relacji
– Biuro jako miejsce, w którym spotykają się różne pokolenia – plusy i minusy – konflikt pokoleń czy efektywny zespół
– Komunikacja w budowaniu relacji
– Dlaczego relacje są ważne?
– Relacje a efektywność – co zrobić, żeby Twój Zespół miał wyniki?
Marzena Trębacz
Kierownik Działu Administracji, DOZ S.A.
12:20 –
13:00 Dyskusja: Koncentracja na pracownikach: między życzeniem a rzeczywistością
– Jakie potrzeby i wymagania pracowników wobec biura można realistycznie zrealizować?
– Jak wesprzeć/przygotować managerów do zmian i zarządzania rozproszonymi zespołami?
– Jak budować zaangażowanie odpowiadając na potrzeby zarówno pracowników jak i firmy?
13:00 –
14:00 LUNCH I NETWORKING
STOLIKI TEMATYCZNE: MODEROWANE DYSKUSJE Z UDZIAŁEM UCZESTNIKÓW – 1 tura
(liczba miejsc ograniczona)
14:00 –
15:00 UMOWY NAJMU BIUR
– Zielone klauzule – wyzwania i obowiązki
– Koszty eksploatacyjne – jak zminimalizować ryzyko wzrostu i zabezpieczyć interes najemcy
– Obowiązki wynajmującego
– Elastyczność najmu vs oczekiwania wynajmującego i obowiązki względem banku finansującego
14:00 –
15:00 ZARZĄDZANIE WIELOMA PROJEKTAMI JEDNOCZEŚNIE
Temat zarządzania wieloma projektami w jednej organizacji to sprawa w miarę prosta i wielu przypadkach poukładana wg procedur. Wyzwanie pojawia się, gdy mamy więcej niż jedną spółkę, kolejnym wyzwaniem to posiadanie więcej niż jedną lokalizacje w Polsce, a kolejnym krokiem to posiadanie spółek zagranicą. Na podstawie moich doświadczeń przy zarządzaniu 26 spółkami w 8 państwach chciałbym Was spytać o wasze zarządzanie wieloma projektami i spróbować was nakierować, w jaki sposób nadawać priorytet sprawą i jak wykorzystywać współprace cross działową i cross teamaową do szybkiego i pozytywnego zakończenia projektów.
15:00 – 15:20 CZAS NA KAWĘ I NETWORKING
STOLIKI TEMATYCZNE: MODEROWANE DYSKUSJE Z UDZIAŁEM UCZESTNIKÓW – 2 tura
(liczba miejsc ograniczona)
15:20 –
16:20 ŚLAD WĘGLOWY GENEROWANY PRZEZ OBIEKTY BIUROWE – WSZYSTKO CO MUSISZ WIEDZIEĆ O NADCHODZĄCYCH ZMIANACH
– Ślad węglowy – idea
– Dlaczego obiekty biurowe powinny liczyć swój ślad węglowy?
– Metodyka obliczania śladu węglowego organizacji i produktu wg. GHG Protocol
- Podstawowe definicje dotyczące obliczania śladu węglowego
- Granice organizacyjne i operacyjne
- Gazy cieplarniane, potencjał tworzenia efektu cieplarnianego (GWP)
- Ślad węglowy organizacji – zakresy emisji
- Ślad węglowy produktu bądź usługi – granice systemu i jednostka funkcjonalna
- Wybór roku bazowego
- Procedury do wprowadzenia w organizacji
- Jakie źródła emisji powinny być brane pod uwagę analizując ślad węglowy obiektów biurowych?
– Neutralizacja emisji gazów cieplarnianych obiektów biurowych
15:20 –
16:20 RELOKACJA FIRMY – WYZWANIA DLA DZIAŁU ADMINISTRACJI
– Harmonogram całościowy projektu. Jak zamienić koncepcję w działające biuro i zdążyć na czas?
– Zespół projektowy. Kto i co powinien zrobić i za co być odpowiedzialnym?
– Budżet – planowanie kosztów i ich kategorie. O czym nie zapomnieć zmieniając siedzibę?
-Przygotowanie powierzchni do zdania. Jak bez problemów zakończyć wieloletni najem?
– Relacje z Wynajmującym i Zarządzającym budynkiem. Jak zbudować poprawne relacje?
– Komunikacja zewnętrzna i wewnętrzna relokacji. Kogo i jak poinformować o zmianie?
15:20 –
16:20 BRANDING BIURA – ESTETYKA I FUNKCJONALNOŚĆ MIEJSCA PRACY
Piotr Semla
CEO & Owner, SPACE WIZARD
Paweł Łukasiewicz
Design Lead, SPACE WIZARD
16:30 –
18:00 POPOŁUDNIOWY KOKTAIL I NETWORKING
18:00 –
ZAKOŃCZENIE 1 DNIA FORUM
16 listopada 2023
08:30 –
09:00 REJESTRACJA I PORANNY NETWORKING
09:00 –
09:10
09:10 –
09:30 
09:30 –
09:50 Koncentracja na zrównoważonym rozwoju: między efektywnością kosztową, komfortem i kluczowymi liczbami – jak będzie wyglądać zrównoważone biuro przyszłości?
– Model pracy vs koszty
– Komfort pracy vs koszty i możliwości techniczne budynku
– Gospodarka cyrkularna vs koszty i możliwości
– Raportowanie
– Zielone umowy najmu
– Elastyczność umowy najmu
– Zrównoważony rozwój vs oczekiwania pracowników
09:50 –
10:10 Raportowanie niefinansowe zgodnie z dyrektywą ESRS – nowa rola dyrektorów administracyjnych/szefów administracji
10:10 –
10:30 Oczekujemy na temat
Bartosz Chmielewski
CEO & Founder, ZERO WASTE DESIGN
10:30 –
10:50 CZAS NA KAWĘ I NETWORKING
10:50 –
11:10 Neuroróżnorodność a przestrzeń biurowa
– Jak przestrzeń wpływa na nasz mózg?
– Jakie potrzeby, wyzwania i mocne strony osób neuroatypowych należy brać pod uwagę projektując miejsce pracy?
– Przykłady rozwiązań przestrzennych uwzględniających potrzeby osób neuroatypowych.
11:10 –
11:30 Hybrydowo, elastycznie i w duchu budowania relacji – czyli o nowej rzeczywistości biurowej
– Sposoby i miejsca wykonywania pracy – polityka WorkSmart+ i polityka Flex
– Przekształcenia biura w elastyczne miejsce współpracy – aplikacja (rezerwacja biurek i parkingu)
– Przestrzenie coworkingowe
Karolina Mazur
Property & Workplace Operations and Legal Administration Manager, DLA Piper
11:30 –
11:50 
11:50 –
12:10 CZAS NA KAWĘ I NETWORKING
12:10 –
12:30 
12:30 –
12:50 Optymalizacja kosztów A.D. 2023/2024 – gdzie i jak (rozsądnie) ciąć wydatki bez uszczerbku dla efektywności i wydajności pracy
– Optymalizacja kosztów w dobie pracy hybrydowej – praktyczne przykłady
– Świadomość oszczędzania – budowanie pozytywnych nawyków oszczędnościowych wśród pracowników
– Oszczędzanie, a zrównoważony rozwój. Optymalizacja i redukcja kosztów jako czynnik wpływający na poprawę ekologii
– Dobre praktyki, dzięki którym zmniejszysz zużycie energii
12:50 –
13:10 Produktywność oparta na technologii — rób więcej za mniej
– Kiedy automatyzować proces?
– Jak rozwiązania IT wspierają procesy biurowe:
- Aplikacja do zarzadzania kartami gości
- Jak kontrola dostępu może pomóc w optymalizacji powierzchni biura
- Power BI na usługach office managementu – wykorzystanie potencjału raportowego
– Czy technologia zawsze musi być droga?
13:10 –
14:30